1.Общие положения

1.1.Настоящее положение разработано Санкт-Петербургским государственным автономным дошкольным образовательным учреждением детским садом №18  Калининского района Санкт-Петербурга ( далее – Образовательная организация, ОО) и является нормативным документом, устанавливающим единую систему документирования и работы с организационно – распорядительными и нормативно – правовыми документами в ОО которые предназначены для внутреннего использования.

1.2.Положение определяет основные правила подготовки, оформления, организацию работы, контроля, исполнения и хранения документов в ОО.

1.3.Порядок и правила работы с документами, установленные Положением, обязательны для всех сотрудников ОО.

1.4.Сотрудники несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего положения.

1.5.Ответственность за организацию и состояние документооборота в Образовательной организации  несет заведующий.

2.Типы и виды документов

Документ  – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Регистрация документа – фиксирование факта создания или поступления путем проставления на нем даты и номера, с последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационных формах.

2.1.Стратегические документы – документы, определяющие стратегический и тактический план развития Образовательной организации:

- образовательная программа;

- программа развития ДОУ;

- бюджетная смета.

2.2.Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции ОО , организацию его работы, права и обязанности и ответственность руководства и специалистов. В Образовательной организации существуют следующие виды организационных документов:

- Устав – свод правил, регулирующих деятельность учреждения, его взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

- Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены стороны деятельности должностных лиц.

- Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации, деятельности и взаимоотношений сотрудников ОО.

- Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав ДОУ с указанием фонда заработной платы, в котором указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

- Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ,  в котором отражаются следующие вопросы:

- порядок приема и увольнения работников;

- права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;

- режим работы и время отдыха;

- меры поощрения и взыскания;

- предоставление отпусков;

- другие вопросы регулирования трудовых отношений в ОО.

- Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителя.

2.3. Распорядительные документы – документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ОО. Распорядительным документом в ДОУ является приказ.

- Приказ – нормативный документ, издаваемый заведующим в целях приведения в исполнение принятых решений.

- Инструкция – нормативный документ, с пошаговым описанием определенного небольшого процесса, действия.

2.4. Операционные документы – документы, которые служат для упорядочивания операционной деятельности ОО:

- служебная записка;

- поручение;

- протокол;

- отчет;

- письмо;

- другие.

3.Порядок разработки, подготовки и согласования документов.

3.1.Стратегические, организационные, стандартизирующие и распорядительные документы издаются только за подписью заведующего.

3.2.Операционные документы могут создаваться, передаваться и приниматься любыми другими сотрудниками, обозначенными в соответствующих приказах, инструкциях и других документах ОО.

3.3.Документы могут быть оформлены как на бумажных, так и на электронных носителях.

3.4.Проект документа разрабатывает группа, сотрудник – инициатор.

3.5.Документ корректируется, согласовывается с заинтересованными сотрудниками и утверждается заведующим.

3.6.Контроль выполнения действий, изложенных в документе, осуществляет должностное лицо, указанное в документе.

4.Организация документооборота.

4.1.Под документооборотом понимается движение служебных документов с момента их получения или создания  до завершения исполнения, отправки или передачи на архивное хранение.

4.2.Документоооборт включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри Образовательной организации, а также обработку, регистрацию, отправку исходящих документов.

4.3.Обработка входящих документов заключается в их приеме, сортировке, регистрации и передаче адресату, осуществляется заведующим в течение рабочего дня.

4.4.Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

4.5.Документы регистрируются один раз:  входящие – в день поступления, распорядительные, внутренние и исходящие – в день подписания.

4.6.Регистрация документов осуществляется в следующем порядке: распорядительным документам в пределах каждого вида документа присваивается порядковый номер в соответствии с нумерацией, принятой по данному виду документа. При регистрации входящего и исходящего документов в правом нижнем углу указывается регистрационный номер, дата регистрации.

4.7.Передача всех зарегистрированных документов внутри ОО производится исполнителем. Факт передачи может фиксироваться в соответствующем документе или журнале.

5. Хранение документов.

5.1. Документы могут храниться в бумажном и электронном виде.

5.2.Стратегические, организационные, распорядительные и стандартизирующие документы хранятся до момента аннулирования, после аннулирования хранятся в архиве  согласно сроку хранения.

5.3.Операционные документы хранятся не менее 1 года. Далее аннулируются,  не актуальные документы уничтожаются.

5.4.В бумажном виде документы должны быть разложены по папкам с соответствующими названиями, с обязательным реестром документов в папке.

6. Контроль исполнения документов.

6.1.Контроль исполнения распорядительных документов и поручений заведующего Образовательной организации устанавливается с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений и заданий, зафиксированных в документах.

6.2.Контроль исполнения документов осуществляется одновременно с исполнением документа и носит предупредительный систематический характер.

6.3.Контроль исполнения документов включает в себя:

- постановку документа на контроль;

- сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения поручений;

- доведение этой информации до руководителя;

- принятие необходимых мер по своевременному качественному исполнению документов,  в случае необходимости – внесение предложений о принятии мер дисциплинарного воздействия к нарушителям.

6.4.Обязательному контролю подлежит исполнение служебных документов, в которых определены сроки исполнения, либо имеются поручения или указания о подготовке и предоставлении докладов, ответов, предложений, заключений и выполнении других конкретных мероприятий.

6.5.Персональную ответственность за организацию контроля и состояние исполнительской дисциплины в Образовательной организации несет заведующий, который ведет учет всех документов, имеет всю необходимую информацию о ходе исполнения контролируемых документов, периодически напоминает исполнителям о приближении и истечении сроков исполнения документов и принимает все необходимые меры по обеспечению своевременного исполнения документов или продления срока в установленном порядке.

7. Снятие документа с контроля.

Приказ, поручение считаются выполненными при условии, если:

- выполнены все установленные задания;

- оформленная по всем правилам справка (отчет, ответ) за подписью исполнителя представлена заведующему;

- результаты рассмотрения контрольных документов должностным лицом, которому давалось первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;

- заинтересованным лицам сообщены результаты рассмотрения.

Решение о снятии документа с контроля принимается тем должностным лицом, которым было дано поручение по его выполнению. Снятие документа с контроля осуществляет заведующий.